Una convention è un meeting che si pone l’obiettivo di creare un’opportunità di crescita aziendale e personale affinché l’azienda o il singolo consolidino la propria comunicazione interna e presentino al meglio progetti e strategie future ai dipendenti.

Impulse Team mette a disposizione un servizio professionale di management per la gestione e la realizzazione dell’evento curandone ogni aspetto, dall’affiancare il cliente nella fase creativa fino al processo di realizzazione vera e propria.

La convention è una tipologia di evento apparentemente semplice da realizzare perché spesso viene considerata una sorta di riunione aziendale. In realtà, le convention sono qualcosa di più:

rappresentano un modo per comunicare e rafforzare l’immagine dell’attività grazie ad un’esperienza concreta, per questa ragione vanno organizzate in maniera professionale. Per una buona riuscita della convention è necessario seguire degli step fondamentali, che si riassumono in:

Ricerca della location ideale

Lo spazio deve essere in linea con le esigenze pratiche e col messaggio che l’azienda desidera trasmettere.

Verifica della disponibilità dei mezzi di trasporto

La facilità d’accesso è di prioritaria importanza per garantire un’ampia partecipazione.

Considerare le necessità dei relatori

I contenuti e la durata degli interventi vanno coordinati e strutturati in modo da favorire la ricezione dei messaggi.

Presentare il programma

Brochure o altri dispositivi informativi aiutano i partecipanti a focalizzare l’attenzione sui contenuti.

Contattare un buon servizio catering per coffee break/aperitivo

La qualità e la tipologia del servizio di ristorazione rappresenta a tutti gli effetti un atto attraverso il quale l’azienda manifesta una forma di attenzione speciale nei confronti dei presenti.

Curare l’allestimento della sala

Ogni convention necessita un’ambiente particolarizzato e in linea con le sue finalità.

Mettere a disposizione un servizio hostess

Un personale specializzato serve a scandire i vari momenti del meeting a supporto degli ospiti.

Preparare servizi fotografici e video

La produzione del materiale documentativo risulta utile per la creazione di un archivio.

La scelta della location è il primo passo poiché da questa dipende il resto dell’organizzazione. CAM Network mette a disposizione hotel, sale meeting o spazi di più metrature con capienza variabile. Rispetto all’allestimento, CAM Network si occupa di tutte le operazioni: dalla disposizione del proiettore, a quella delle luci e della cancelleria, fino al reperimento di ogni materiale occorrente per creare un ambiente utile e sereno. Inoltre, nel caso in cui la location non fosse facilmente raggiungibile, il team di CAM Network organizza un servizio di transferta.

Una convention non può essere considerata completa senza un serviziohostess che fa accomodare i dipendenti, distribuisce le brochure in cui viene stilato il programma del meeting ed eventualmente, accompagna gli ospiti al buffet allestito nella zona ristoro. CAM Network seleziona il personale con cura. Allo stesso modo supporta anche la realizzazione dell’evento occupandosi della ristorazione che può essere un coffee break, un aperitivo o un cocktail. Per far sì che l’evento sia utile per l’immagine aziendale non può mancare la presenza di un film maker e/o di un fotografo dediti alla raccolta di informazioni, e alla realizzazione di fotografie e di riprese. Tali materiali possono essere riutilizzati in seguito per realizzare presentazioni, video aziendali e per trasmettere l’identità e/o la cultura d’impresa a clienti in fase di fidelizzazione.

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